str. Uzinelor 2, et.4
Chișinău, Republica Moldova
022 011 000
022 804 678
info@amplica.md
support@amplica.md

De la „Intranet” la „Loc de muncă digital”

De la „Intranet” la „Loc de muncă digital”

Astăzi Intranet-ul este un element-cheie pentru orice companie și partenerii, clienții și furnizorii acesteia. Aici sunt utilizate aplicații personalizate și procese de afaceri flexibile. Acesta este ca un centru digital, care include schimb de cunoștințe, comunicații verticale, aplicații și flux de lucru. Strategia modernă a unei companiei se axează deja nu atât pe dezvoltarea unui Intranet, cât pe constituirea unui loc de lucru digital, cu un singur punct de interacţiune cu diferite sisteme, angajați și companii.

De la vechi la nou și de la tradiție la inovație

În multe companii Intranetul nu are funcțiile pentru care o astfel de infrastructură a fost proiectată inițial, astfel apae necesitatea regândirii sarcinilor pe care Intranetul trebuie să le abordeze pentru a obține beneficii de afaceri. Iată unele exemple:

  • Unele companii folosesc Intranetul ca sistem de management al documentelor. Pentru transformarea acestuia, veți avea nevoie de acordul conducerii companiei.
  • Alte companii au o interfaţă pentru Intranet extrem de săracă și incomodă, care necesită un efort sporit pentru modificare şi modernizare, uneori fiind necesară proiectarea de la zero.
  • Sunt, desigur, și companii unde „cultura cooperării” lipsește cu desăvârșire. Cel mai des acestea se folosesc de e-mail și alte aplicații tradiționale. În acest caz, este necesar să se ia în considerare sistemul de management al schimbărilor și implicarea utilizatorilor.

Intranet-ul într-o perspectivă globală

Figura de mai sus ilustrează cele patru niveluri: Intranet tradițional, colaborare socială, aplicatii integrate de afaceri, valoarea afacerii.

Intranetul tradițional: Vocea companiei, fluxul de știri. Aceasta este o metodă clasică de a comunica informații angajaților.

Colaborarea socială: elemente sociale pe care angajații deja le folosesc în afara biroului: tag-uri, like-uri, profile, fluxuri personalizate de activitate, discuții, etc.

Munca colaborativă: Managementul departamental sau de proiecte prin intermediul comunității. Fiecare comunitate are un nivel de securitate propriu, precum și fiecare utilizator – drepturi de acces. Acolo unde este necesar, putem oferi accesul utilizatorilor externi. Fiecare proiect sau departament are propria comunitate.

Aplicații: De regulă anume acest element are cel mai mare impact asupra productivității. Micile aplicații „inteligente“ și extrem de flexibile pentru a sprijini afacerea trebuie să fie utilizat în cadrul comunității. Exemple de aplicații sunt: managementul documentelor, planificarea acțiunilor, managementul proiectelor, serviciul de asistență, blog, forum, FAQ, etc.

Caracteristici și procese-cheie pentru a actualiza orice Intranet

Intranetul este în primul rând o experiență de utilizare

În zilele noastre este greu de ignorat necesitatea unei interfețe decente (cel puțin) de utilizator. Combinând funcționalitatea bogată, strategia de telefonie mobilă și o interfață ușor de utilizat, șansele de dezvoltare cu succes a sistemului crește semnificativ. Instrumentele și procese care „nu arată suficient de bine“ sau sunt prea complicate pentru utilizare trebuie pur și simplu omise. Trebuie de remarcat faptul că o interfață bună reprezintă un element important al succesului proiectului. Dar aceasta duce la problema alegerii unui furnizor de astfel de servicii, pentru că veți avea nevoie de:

  • Inovații
  • Tehnologii Cloud (și posibilități de migrare ușoară pe Cloud)
  • Oportunități pentru munca în comun (simplă, fără un proces lung de instruire a angajaților)
  • Funcționalitate socială (asigurarea unei comunicări mai bună și mai rapidă între personal)
  • Compatibilitatea cu dispozitivele mobile (sistemul ar trebui să funcționeze pe orice dispozitiv cu orice browser)
  • O interfață de utilizator excelentă (intuitivă, să nu necesite revizuiri fără sfârșit)

Și acest lucru ne aduce la următorul subiect…

Dar eu am SharePoint, și aceasta îmi este suficient…

SharePoint este o soluție destul de răspândită pentru multe companii. Pe hârtie SharePoint cu siguranță îndeplinește toate cerințele în ceea ce privește IT. Dar de multe ori cerințele reale ale afacerii spun… altceva (vezi mai sus). Din păcate, de multe ori SharePoint nu merge dincolo de stocarea fișierelor. De asemenea, există o mare diferență între SharePoint local și în cloud. Respectiv, migrarea arhitecturii SharePoint pe Cloud este cel mai adesea asociată cu multe dificultăți. Dacă aveți deja setată o logică de afaceri în SharePoint-ul local, este posibil ca aceasta să nu funcționeze pentru SharePoint Online.

Un exemplu în acest sens poate servi raportul Comunității Globale a Profesioniștilor în IT (AIIM), întitulat „SharePoint Puzzle”. Acest raport indică faptul că în doar 28% din companii SharePoint este folosit de către toți angajații, ceea ce demonstrează un eșec real în asimilarea sistemului. Cu toate acestea, SharePoint este destul de popular în rândul consultanților și a marilor integratori.
Timpul de „ieșire pe piață” cu SharePoint este, de asemenea, o problemă, din cauza ciclurilor lungi de re-proiectare. Cu toate acestea, indiferent de instrumentul pe care îl utilizați, acesta ar trebui să aibă o interfață ușor de utilizat și caracteristici utile, asimilabile fără complicații de către compania Dvs. În plus, Departamentul de comunicare și Departamentul IT uneori doresc să realizeze obiective diferite, dar au nevoie de o singură soluție. Așa cum am menționat mai devreme, astăzi intranet trebuie să treacă prin transformarea într-un loc de muncă digital. Viteza acestui proces depinde de mai mulți factori, dintre care cel mai important este cultura companiei. Asigurați-vă că schimbarea dorită este posibilă și că acest lucru este rentabil.

Iată un exemplu de estimare a costului de la Gartner

Recomandarile Gartner

„Luați în considerare (cel puțin inițial) implementări simple și favorabile, care se bazează mai mult pe soluții de cloud mai degrabă, decât pe soluții individuale pentru a menține costul unic inițial între 50$ și 100$ per utilizator; investigați detaliat orice abatere de la acest lucru”.

  • Fiți pregătiți pentru schimbările care, mai devreme sau mai târziu, vor fi necesare:
  • Trecerea de la soluții proprietare la soluții Cloud, cel puțin parțial;
  • Migrarea de la cultura Intranet la cultură unui loc de muncă digital;
  • Varietatea proceselor de afaceri, oferite de aplicații;
  • Mutarea accentului de la socializarea companiei la socializarea aplicaţiilor şi a proceselor de afaceri.

În imaginea de mai jos puteți vedea direcția acestei transformări

Intranetul Dvs. ar trebui să aibă o gamă largă de caracteristici:

  • Accesul implicit la portal (de exemplu, prin tehnologia Single Sign-On)
  • Aspect comod și ușor de utilizat
  • Căutare relevantă
  • Conţinut targetat
  • Cconținut personalizat
  • Profilul angajatului
  • Căutarea angajaților
  • Spații de lucru colaborative, comunități sau grupuri
  • Sondaje (pentru „trezirea” și implicarea utilizatorilor)
  • Rapoarte privind utilizarea
  • Un set de dezvoltare de software pentru a construi propriile aplicații
  • Widget-uri
  • Centru de notificări
  • Taste „fierbinți” (hotkeys, pentru a ajuta utilizatorii în munca lor de zi cu zi)
  • Multe moduri de a afișa informațiile
  • Managementul de Documente
  • Setări de securitate extinse
  • O colecţie proprie de aplicaţii, pentru extinderea funcţionalităţii